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7 clés pour un projet

Chaque projet de site ou de blog  est un investissement qui a un objectif simple : apporter de la valeur à l’entreprise sous forme de chiffres d’affaires ou d’audience.

Voici les principales étapes à suivre avant de lancer le projet.

1. Se fixer de vrais objectifs

Cela vous semble évident ! Mais combien le font-il vraiment ?
Écrire les bénéfices attendues d’un site institutionnel ou d’un site de e-commerce est une démarche finalement pas si simple.
Pourquoi?

  • L’entreprise a souvent du mal à estimer les résultats d’un canal qu’elle ne connait pas,
  • Les chiffres utiles (CA, n° appels clients, n° rapports annuels envoyés, etc.) n’existent pas toujours ou ne sont pas disponibles.

Il est donc nécessaire de passer un moment avec son  contrôle de gestion et les responsables d’activité afin de parler de façon concrètes des couts et revenus.

Cet effort initial dépasse le cadre d’internet, puisqu’il touche à la stratégie d’entreprise mais c’est une démarche fondamentale.
Elle rationalise votre projet, implique les intervenants internes. Elle vous rend crédible car  impossible d’être crédible sans quantifier les bénéfices d’un projet parfois coûteux.

2. Construire un tableau de bord
Vos objectifs seront suivis par des indicateurs qui varient en fonction de chaque type de site.
Basiquement, ils seront issus des outils de web analytics (comme Google Analytics) et concerneront la qualité de l’audience et les revenus générés.
Ces indicateurs doivent être rassemblés dans un tableaux de bord très simple.
L’entreprise disposera ainsi d’une vue synthétique qui sera :

  • communiquée à la direction générale,
  • utilisée comme outil de management.

3. Etablir son budget d’investissement

Selon vos objectifs vous aurez sans doute intérêt à faire appel à un prestataire spécialisé « indépendant » :

  • cabinet de conseil,
  • assistant à maîtrise d’ouvrage,
  • consultant indépendant.

Disposer d’une idée objective du coût global du projet est très important car il détermine :

  • le mode d’appel d’offres,
  • la méthodologie
  • le nombre et la nature des acteurs internes à convaincre.

L’évaluation du coût global du projet permet, en plus, d’éviter les mauvaises surprises dues à l’oubli de certains postes tels que :

  • les licences,
  • les coûts de migration de l’hébergement,
  • la création des contenus,
  • la traduction,
  • la reprise de l’existant.

Pour que l’enveloppe budgétaire soit crédible, il faudra construire les grandes masses budgétaires avec précision.

Les budgets obtenus (création et animation) serviront de base pour le business plan.
En ce qui concerne l’équipe, entre un Webmaster et quinze personnes, il y a une marge qu’il n’est pas toujours si simple d’affiner. Cependant, des contraintes internes limitent souvent les possibilités et le choix de telle ou telle solution technique influence fortement le nombre et le profil des contributeurs… On réussit souvent, grâce à ce type de repères, à réduire la fourchette. Ce qui est indispensable, les salaires de l’équipe pouvant représenter une part très importante du budget total (coûts de possession notamment).

Ainsi, le chef de projet ne sera pas pris au dépourvu lorsque la question fatidique -Mais au fait, combien va nous coûter cette petite affaire ?- lui sera posée.

Plus les éléments de réponse seront précis et plus la direction sera rassurée donc motivée par le projet !

4. Inscrire son projet dans la durée (plan à 3 ans)

Capitaliser l’expérience permet de:

  • réaliser des économies d’échelle conséquentes
  • renforcer la cohérence entre les différents projets de l’entreprise.

Il existe de nombreuses raisons de s’appuyer sur l’expérience des collaborateurs de l’entreprise et plus encore lorsqu’il s’agit d’un projet Web, car, à ce jour, peu de savoir-faire est formalisé. Chaque expérience est donc précieuse : elles permettent d’éviter les erreurs les plus évidentes autant que les pièges insoupçonnés. Au final, l’entreprise qui fait le pari de s’appuyer sur l’expérience interne dispose de plus de temps et optimise son budget.

La clé est de se mettre en position d’apprentissage, c’est-à-dire de rester ouvert aux suggestions et de considérer qu’en matière de projets Web, personne n’a la meilleure réponse.

Chaque projet est une nouvelle aventure où le travail collectif enrichit autant l’entreprise que le prestataire. En adoptant cette attitude, l’entreprise construit une approche gagnant-gagnant avec ses prestataires, ce qui aura pour effet de les motiver. Elle obtiendra ainsi certainement plus qu’en négociant chaque ligne budgétaire ! Elle pourra, en outre, demander de nombreuses explications et des éclaircissements qui constitueront, au final, un véritable transfert de savoir-faire.

5. Valoriser les synergies internes

Un projet Web est rarement isolé.
Il interagit avec des projets pilotés par les autres directions de l’entreprise. Tous ont beaucoup à gagner dans la mise en place de réelles synergies.

Jouez donc la synergie afin de bénéficier de nouvelles ressources et donner du sens à votre projet en associant:

  1. la communication,
  2. les commerciaux,
  3. les services généraux.

6. Convaincre

La réussite d’un projet Web repose sur son appropriation par les différents acteurs qui participent à sa création puis à son animation. Si la direction n’est pas convaincue de son intérêt, les moyens alloués seront insuffisants. De même, si les utilisateurs participant à l’expression des besoins ne voient pas leur intérêt dans le projet, ils risquent de le dénigrer.
Pour convaincre la direction, l’idéal est d’en convaincre l’un des membres.
Puis de lui demander de défendre votre cause lors du prochain comité de direction. Idéalement, ce  » champion  » est déjà sensibilisé à la problématique. En lui apportant des éléments concrets (objectifs chiffrés, budget, chiffres clés, position des concurrents, organisation possible, etc.) le futur chef de projet le convainc de sa motivation et surtout, le rassure : il est l’homme de la situation sur lequel on peut s’appuyer. Cette étape prend souvent du temps (plusieurs mois), de la première discussion informelle à la préparation de la présentation officielle.
La présentation à la direction est souvent périlleuse car les niveaux de sensibilisation aux nouvelles technologies sont disparates. Tout le monde à un avis sur la question, mais rares sont ceux qui maîtrisent le sujet et en comprennent les enjeux ! De plus, l’image des projets Web s’est fortement dégradée avec les faillites en séries et les arnaques des prestataires. Il n’est donc pas inutile d’identifier les principaux freins à lever et les idées reçues à démystifier.
Quand c’est possible, la stratégie et le business plan doivent être préparés en amont de la présentation.

7. Faire rêver l’entreprise

Un projet est une aventure humaine.
Sa réussite dépend avant tout de la qualité des relations entre collaborateurs de l’équipe dédiée et avec les prestataires. Le management est donc un facteur clé de succès. Le chef de projet doit être capable de partager sa vision et de susciter l’adhésion par son enthousiasme.

Enfin, en donnant un nom de code au projet, on le transforme en une expérience à laquelle quelques rares initiés ont le privilège de participer. La notion de secret n’a ici d’autre intérêt que la proximité et la connivence qu’elle créé entre les membres. Cela vous paraître dérisoire ? Ecouter attentivement vos collègues parler de leurs projets. Vous verrez…

> Votre contact : Marc LALIAT, Consultant Web marketing et Stratégie Éditorialemailto:marclaliat@escaleweb.com ou tel:+33 (0)6 82 67 95 95